Qu’est-ce que c’est et comment demander votre certificat numérique d’entité légale ?

Le certificat numérique est devenu, ces dernières années, un outil de base pour l’accomplissement de diverses procédures et formalités. Par conséquent, si vous êtes le représentant légal d’une entreprise, vous devez demander votre certificat numérique en tant qu’entité légale. Nous résoudrons ici tous les doutes que vous pouvez avoir à ce sujet et nous vous indiquerons la marche à suivre pour demander le vôtre. Rejoignez-nous et ne manquez pas les détails !

Qu’est-ce que le certificat numérique de personne morale ?

Dans le contexte actuel de transformation numérique, il est indispensable de disposer d’un certificat numérique. Ce certificat a un double objectif : améliorer la productivité des entreprises et simplifier la vie quotidienne des personnes.

Cela dit, le certificat numérique entité légale est un document juridique qui confirme l’existence d’une entreprise. Il s’agit bien entendu de son existence en tant qu’entité juridique reconnue par la loi. 

Le certificat d’entité juridique est délivré par les autorités compétentes et contient des informations essentielles. Par exemple, le nom de l’entité, le numéro d’identification fiscale et la date de constitution de l’organisation.

Ainsi, toutes vos données sont authentifiées par l’administration fiscale, la sécurité sociale ou d’autres collaborateurs. Il vous permet également de signer des documents rapidement et facilement, sans avoir à vous déplacer.

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Pourquoi avez-vous besoin d’un certificat numérique d’entité légale ?

Le certificat numérique d’entité légale fournit un service d’authentification auprès des différents organismes espagnols. Cependant, vous l’utiliserez le plus souvent sur le site de l’Agence fiscale.

En ce sens, le certificat d’entreprise est essentiel au bon fonctionnement et au développement d’une entité ou d’une entreprise. En voici les raisons :

Crédibilité et confiance

Le certificat d’entité légale est un gage de crédibilité et de confiance pour les tiers, tels que les fournisseurs, les clients et les institutions financières. Il prouve que l’entité est légalement constituée et autorisée à exercer ses activités.

Respect des exigences légales

L’obtention du certificat numérique de l’entité légale est nécessaire pour se conformer aux exigences légales établies par les autorités compétentes. Sans ce certificat, l’entité ne peut pas fonctionner légalement ou effectuer des transactions commerciales.

Accès aux services financiers

Les banques et autres institutions financières demandent souvent un certificat d’entreprise dans le cadre des procédures financières. Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire, obtenir un financement ou accéder à des services financiers supplémentaires.

Participation aux marchés publics

Pour participer à des appels d’offres et à des contrats avec des entités gouvernementales, il vous sera demandé de fournir votre certificat numérique en tant qu’entité légale, ce qui est une condition indispensable. Sans ce certificat, l’entité ne peut pas soumissionner pour ces opportunités commerciales.

Protection juridique

Le certificat de personne morale protège l’entité en fournissant une preuve juridique de son existence et de son statut légal. Il facilite la résolution des litiges juridiques et protège les droits et les responsabilités de l’entité.

Quels sont les différents types de certificats de personne morale ?

Il existe trois types de certificats délivrés aux personnes morales ou aux représentants :

Attestation de représentation de l’administrateur unique et/ou du coadministrateur

Ce certificat peut être obtenu par les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée lorsque le représentant de la société est dûment inscrit au registre du commerce en tant qu’administrateur unique ou conjoint.

Attestation de représentation d’une personne morale

Ce certificat est délivré aux personnes physiques agissant en tant que représentants de personnes morales. Cela exclut les administrateurs uniques ou conjoints, par exemple :

• Dans le cas des sociétés anonymes et des sociétés à responsabilité limitée, il est possible d’obtenir ce type de certificat. En général, lorsque le représentant exerce des fonctions telles que directeur général conjoint, directeur général solidaire, fondé de pouvoir, actionnaire unique, président, administrateur, liquidateur, entre autres. En outre, il est nécessaire d’avoir des procurations spécifiques qui soutiennent l’obtention du certificat.
• Partenariats.
• Les sociétés en commandite.
• Sociétés coopératives.
• entre autres.

Certificat de représentation d’une entité sans personnalité juridique

Ce type de certificat numérique d’entité légale est délivré aux personnes physiques agissant en tant que représentants d’entités dépourvues de personnalité juridique. Voici quelques exemples de ces cas :

• Les situations dans lesquelles la propriété ou la responsabilité est partagée sont, par exemple, l’héritage conjoint, la propriété partagée des exploitations agricoles et la propriété conjointe des biens.
• Communautés de propriétaires.
• Conseils de quartier.
• Les administrations centrales et régionales, à l’exception des gouvernements des communautés autonomes.
• Les entreprises communes temporaires, entre autres.

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Comment obtenir le certificat d’entité juridique en Espagne ?

L’obtention d’un certificat numérique d’entité légale en Espagne est un processus essentiel pour les entreprises qui doivent prouver leur représentation légale. Par conséquent, pour obtenir le certificat, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Enregistrement de l’entité

Il est nécessaire d’enregistrer la société auprès de l’entité compétente dans le pays où vous vous trouvez. Cela peut impliquer la présentation des documents requis, tels que les statuts, les articles d’incorporation, l’identification des partenaires, entre autres. Dans le cas de l’Espagne, vous devez disposer du CIF (code d’identification fiscale) de la société. 

2. Paiement des taxes et formalités administratives

Il se peut que vous deviez payer une taxe pour l’obtention du certificat d’entité juridique. En outre, vous devez accomplir les formalités administratives requises par l’entité compétente, qui peuvent varier en fonction du pays et de la juridiction. En Espagne, ce montant varie de 30 à 100 euros. 

3. Soumission de documents

Vous devez soumettre les documents demandés par l’entité compétente. Il peut s’agir de la demande officielle, de copies des statuts, de l’identification des représentants légaux et de tout autre document spécifique requis.

Pour demander un certificat numérique d’entité légale en Espagne auprès de notre entité partenaire, les documents suivants sont nécessaires :

• Document d’identité nationale (DNI) ou numéro d’identité d’étranger (NIE) du représentant légal de la personne morale qui fait la demande.
• L’acte constitutif, les statuts et les modifications éventuelles de la société, dûment inscrits au registre du commerce et des sociétés.
• Carte d’identification fiscale (NIF) de l’entreprise.
• Attestation d’être à jour de toutes ses obligations fiscales et de sécurité sociale.
• Résolution sur la nomination du représentant légal de la société.
• Les procurations au cas où il/elle agirait au nom de l’entreprise.

Il est essentiel que vous gardiez à l’esprit que les documents requis peuvent varier en fonction de l’entité de certification. Nous vous recommandons de vérifier au préalable auprès de l’entité qui délivre le certificat numérique d’entité légale quels sont les documents requis et de vous assurer que les documents soumis sont à jour et valides.

4. Examen et vérification

L’entité compétente examine les documents présentés et effectue les vérifications nécessaires pour confirmer la validité et la légalité de l’entité.

5. Délivrance du certificat

Une fois que les conditions sont remplies et que la demande est approuvée, l’entité compétente délivre le certificat de personne morale. Ce document contient généralement des informations telles que le nom de l’entité, le numéro d’identification fiscale, la date de constitution et d’autres données pertinentes. Une partie du service peut inclure le renouvellement du certificat numérique d’une entité juridique. 

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• Facilite les processus administratifs : plus de complications ni de procédures lourdes. Avec GD Certificats, vous obtiendrez votre certificat numérique rapidement et facilement, sans perdre de temps en rendez-vous ou en attentes inutiles.
• Exclusivement pour les administrateurs uniques ou conjoints : notre certificat numérique n’est délivré qu’aux administrateurs uniques ou conjoints en tant que représentants de l’entité juridique. Obtenez un certificat fiable et juridiquement valable.

Comment renouveler votre certificat numérique en tant que personne morale ?

Le processus de renouvellement du certificat numérique pour les personnes morales, si vous êtes administrateur unique et conjoint, peut être effectué 60 jours avant la date d’expiration. Avec ce certificat, il vous suffit d’indiquer les données requises et de suivre les instructions pour recevoir votre nouveau code par courrier électronique.

Il vous suffira ensuite de le télécharger et de payer les taxes correspondantes. Dans ce cas, vous ne devrez rien personnaliser au registre du commerce ou au bureau des impôts.

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