Qu’est-ce qu’un numéro de TVA intracommunautaire ?

Si vous avez une entreprise en Espagne ou si vous envisagez d’investir en Espagne, vous vous êtes sûrement demandé ce qu’est le numéro de TVA intracommunautaire, à quoi il sert, comment l’obtenir et comment il fonctionne ? Ne désespérez pas, nous allons vous dire ici tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

Nous savons tous que les impôts peuvent être une plaie, en particulier dans un pays différent où nous ne sommes pas familiers avec le système juridique et où il est généralement très difficile de le connaître. Heureusement, il n’y a pas à s’inquiéter, TAS vient à votre secours.

Maintenant, commençons par le début :

Qu’est-ce que la TVA ?

L’acronyme TVA signifie « taxe sur la valeur ajoutée ». Il s’agit d’un type de taxe sur la consommation. Cette taxe est appliquée à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, dans laquelle une valeur est ajoutée au service ou au produit. Cette taxe affecte le prix final des marchandises et est payée par le consommateur final dans le cadre du prix du produit. Elle est ensuite collectée par l’entreprise de vente et remboursée à l’État. 

Le paiement de la TVA est différent selon que l’échange commercial a lieu au sein de l’UE ou entre un État membre et un État non membre.

Transactions entre un membre non-européen et un membre de l’UE

Lorsqu’un bien est importé d’un État membre non européen, il est soumis à la TVA au taux applicable dans l’État membre dans lequel les biens sont importés, c’est-à-dire que si vous importez un bien d’un pays non européen en Espagne, le taux applicable est celui de l’Espagne. La TVA est généralement perçue à la frontière, en même temps que les droits de douane.

Transactions intracommunautaires

Pour le commerce intracommunautaire, si vous êtes un assujetti à la TVA de l’UE et que vous vendez à un autre assujetti à la TVA de l’UE, vous ne facturez pas la TVA sur cette vente. La TVA due pour l’acquisition du produit est payable lors de l’acquisition des biens par le client final dans l’État membre où les biens sont achetés.

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA européen ?

Un numéro de TVA européen est un numéro d’identification pour les entreprises. Ce numéro est individuel et consiste en une combinaison de caractères alphanumériques (jusqu’à 13 chiffres), les 2 premières lettres étant celles du pays dans lequel l’entreprise est enregistrée, c’est-à-dire que si votre entreprise est enregistrée en Espagne, les 2 premiers caractères seront ES.

Ce numéro d’identification est destiné aux transactions intracommunautaires. Les entreprises étrangères ainsi que les entreprises de l’UE qui veulent commercer avec différents pays de l’UE doivent avoir un numéro de TVA intracommunautaire (numéro de TVA de l’UE).

En Espagne, ce numéro vous permet de facturer d’autres entreprises en Europe, mais aussi de bénéficier d’une exonération de la TVA sur la facture. Pour bénéficier d’une telle exemption, votre numéro de TVA intracommunautaire, ainsi que celui de votre client, doivent tous deux figurer sur la facture. N’oubliez pas que votre entreprise et celle de votre client doivent toutes deux être basées dans l’Union européenne pour pouvoir en bénéficier.

Comment obtenir un numéro de TVA européen en Espagne ?

Pour obtenir le numéro de TVA intracommunautaire en Espagne, il est important de pouvoir prouver aux autorités fiscales que votre activité est effectivement exercée depuis l’Espagne. En effet, pour bénéficier des avantages du numéro de TVA intracommunautaire, c’est-à-dire de la tarification hors taxes en Europe, votre entreprise doit avoir une présence physique en Espagne. La situation idéale serait qu’un ou plusieurs associés soient eux-mêmes résidents ou citoyens espagnols. Toutefois, il est également possible de justifier cette présence physique en louant une pièce en Espagne en tant que bureau intérimaire avec un minimum d’un seul employé travaillant sur place.

L’obtention de votre numéro de TVA en Espagne peut prendre de 3 à 6 mois, et pendant cette période, vous serez soumis à une inspection par un représentant des autorités fiscales espagnoles.

Vérification du numéro de TVA intracommunautaire

Pour vous assurer que votre client est un assujetti dans un autre État membre, vous devez vérifier que le numéro de TVA intracommunautaire fourni est valide. 

Il existe une base de données dans l’Union européenne où chaque numéro de TVA communautaire est enregistré. Pour accéder à cette base de données, il vous suffit de vous rendre sur le site de l’Union européenne de la fiscalité et des douanes ; vous pouvez y vérifier votre client et votre propre numéro de TVA intracommunautaire.

Ce système de vérification s’appelle VIES (VAT Information Exchange System). Il est très important que vous vérifiiez la validité des numéros de TVA intracommunautaire des clients, anciens et nouveaux, étant donné que certains pays désactivent ces numéros du jour au lendemain. 

Vous devez également être très attentif au fait que certains pays, comme l’Allemagne, ont deux TVA différentes, une locale et une intracommunautaire. Il est très important pour vous d’inclure la TVA intracommunautaire dans la facture, car s’il y a une erreur, vous devez facturer la TVA.

Que faire si le numéro de TVA intracommunautaire n’est pas valide ?

Si vous vérifiez votre propre numéro de TVA intracommunautaire et que le système indique qu’il n’est pas valide, la première chose à faire est de revérifier que vous avez introduit votre numéro correctement. Si, après cela, le message invalide persiste, contactez votre autorité fiscale dès que possible.

D’autre part, si vous vérifiez le numéro de TVA intracommunautaire de votre client et que le système indique qu’il n’est pas valide, la première chose que vous devez faire est également de revérifier auprès de votre client. Après vous être assuré qu’il ne s’agit pas d’une faute de frappe et que le nombre de caractères est correct, si le message du système est toujours le même, vous devez le faire savoir à votre client. Il doit se rendre auprès de son administration fiscale respective pour mettre à jour les données VIES et s’assurer que les informations de son entreprise sont à jour.

Les raisons les plus courantes pour lesquelles le système affiche une réponse « non valide » sont les suivantes :

• L’enregistrement du numéro de TVA n’est pas terminé
• Le numéro de TVA n’a pas été activé pour les transactions intracommunautaires, c’est-à-dire au sein de l’UE.
• Le numéro de TVA n’existe pas.

Si le numéro de TVA de votre client n’est pas valide, il ne sera pas considéré comme un contribuable, ce qui signifie que vous ne pourrez pas appliquer l’exemption de TVA et que vous devrez la facturer.

Le système fiscal espagnol et européen a ses complexités, cependant, nous allons partager toutes les informations que vous devez savoir de manière explicite et didactique pour que votre entreprise en Espagne soit un succès. Suivez-nous sur nos réseaux sociaux et notre blog, ou contactez-nous dès que vous en avez besoin, nos experts vous répondront dans les 24 heures pour vous conseiller.