Comment utiliser les factures rectificatives lorsqu’un client défaillant finit par payer ?

Si vous êtes indépendant ou entrepreneur, vous avez probablement déjà dû déclarer et payer la TVA sur des factures émises à l’intention d’un client défaillant. Vous ne saviez certainement pas que les factures rectificatives étaient un outil utile pour récupérer la TVA. Vous souhaitez régulariser votre situation fiscale et comptable ? Cet article est fait pour vous, car nous allons vous expliquer comment fonctionnent les factures rectificatives et comment elles vous aident à récupérer la TVA sur les factures émises à l’égard de clients en retard de paiement. Allez-y !

Que faire de la TVA récupérée lorsqu’un client défaillant finit par payer sa facture ?

Lorsqu’un client ne paie pas ses factures et que vous devez déclarer et payer la TVA sur les factures émises, il s’agit d’un parjure économique et d’un manque de liquidités pour votre entreprise. Vous avancez la taxe sans facturer le service ou le produit vendu, en effet.

Dans ce cas, vous devez récupérer la TVA sur la facture impayée. Mais pour ce faire, vous devez remplir certaines conditions prévues par la loi :

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3 étapes pour rendre compte du recouvrement d’une facture impayée

Si vous remplissez les conditions susmentionnées et que vous avez récupéré la TVA sur vos factures impayées, vous devez maintenant rendre compte de cette récupération. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

Vous pourrez régulariser votre situation fiscale et comptable en ce qui concerne la TVA sur les factures impayées qui sont ensuite recouvrées, en suivant ces étapes. N’oubliez pas qu’il est important de contrôler rigoureusement vos factures et vos encaissements, ainsi que de respecter les délais et les dispositions légales afin d’éviter les pénalités ou les majorations de l’administration fiscale.

Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?

Pour corriger des erreurs ou modifier des données sur une facture originale, on émet des factures rectificatives. On les utilise en cas d’incident ou de non-conformité du service ou du produit facturé. Par exemple : retours, remises, etc.

En tant que telles, ces factures doivent respecter les mêmes exigences légales que les factures ordinaires. Toutefois, elles doivent également indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture rectificative et faire référence à la facture originale qu’elle modifie. Vous éviterez ainsi toute confusion et le contrôle fiscal s’en trouvera facilité.

Soit l’émetteur de la facture originale, soit le destinataire peut émettre les factures rectificatives, en ce sens. Bien entendu, à condition qu’il y ait un accord entre les parties et qu’elles respectent les conditions établies par la réglementation en vigueur.

On doit communiquer les factures rectificatives à l’Agence des impôts, en tout état de cause. Le tout dans un délai de quatre ans à compter de la date d’émission de la facture originale.

En outre, ces factures ont des incidences fiscales en matière de TVA, d’impôt sur le revenu des personnes physiques et d’impôt sur les sociétés. Il est donc important de conserver une trace de ces factures et de les refléter correctement dans les déclarations fiscales correspondantes.

Comment émettre une facture rectificative ? 

Pour émettre une facture rectificative, vous devez suivre les mêmes étapes que pour l’émission d’une facture normale, mais avec quelques particularités :

1. Vous devez indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture corrigée et faire référence à la facture originale. 
2. Indiquez la différence entre le montant de la facture originale et le montant corrigé, qu’elle soit positive ou négative. 
3. Utilisez un numéro de série spécifique pour les factures rectificatives ou ajoutez un code qui les identifie comme telles.

Dans ce cas, le délai d’émission d’une facture rectificative dépend du motif de la facture. S’il s’agit d’une erreur matérielle, arithmétique ou factuelle, vous disposez d’un délai de quatre ans à compter de la date d’émission de la facture initiale. 

Elle peut également être due à un retour de marchandises ou à une modification du prix convenu. Dans ce cas, le délai est d’un an à compter de la date à laquelle le fait générateur de la rectification s’est produit.

Il convient de noter que la facture rectificative a des effets fiscaux tant pour l’émetteur que pour le destinataire. L’émetteur doit déclarer la facture rectificative sur le formulaire 303 de la TVA correspondant à la période au cours de laquelle elle est émise. Toutefois, il doit également ajuster le montant de la TVA courue ou déductible, le cas échéant. 

De son côté, le destinataire doit accepter la facture rectificative et modifier sa comptabilité et ses déclarations fiscales en conséquence.

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Quelles sont les conditions requises pour l’établissement d’une facture corrective ?

Une facture rectificative doit répondre aux mêmes exigences qu’une facture ordinaire, avec quelques particularités :

• On doit indiquer son statut d’amendement et la description de la raison de l’amendement.
• Vous devez indiquer les détails de la (des) facture(s) rectifiée(s) (numéro et date).
• Vous devez indiquer la correction apportée, soit en indiquant directement le montant de la correction (positif ou négatif), soit en indiquant comment la base d’imposition et le montant de la dette fiscale se présentent après la correction.

Dans certains cas, il ne sera pas nécessaire d’émettre une facture rectificative. Vous pourrez alors effectuer la correction sur la facture émise pour une transaction ultérieure, avec le même destinataire et le même taux d’imposition. 

C’est le cas lorsque la modification de la base imposable est due à la reprise de marchandises ou d’emballages.

Quand devez-vous informer l’administration fiscale de l’émission d’une facture rectificative ?

Si vous avez émis une facture rectificative en Espagne, vous devez savoir que vous devez en informer les autorités fiscales. Cette notification doit être effectuée dans un délai maximum d’un mois à compter de la date d’émission de la facture rectificative. 

Pour ce faire, vous devez déposer le formulaire 952 TVA, qui est la notification de la modification de la base imposable en cas d’insolvabilité et de crédit irrécouvrable. Indiquez le montant et le motif de la rectification. 

En outre, vous devez conserver une copie de toutes vos factures rectificatives ainsi que les originaux. On doit faire ceci pendant la période de préenregistrement fiscal, qui est de quatre ans.

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Vous avez besoin d’un conseil fiscal complet sur le traitement de vos factures rectificatives ? Contactez notre service de conseil à l’adresse tasconsultoria@tas-sl.es et nos experts se feront un plaisir de vous aider. Écrivez-nous pour nous faire part de votre problème et organiser une consultation personnalisée.