Si vous avez une entreprise et que vous recherchez une amélioration et une efficacité de vos résultats, nous vous proposons une option qui répond parfaitement à vos besoins : créer une stratégie de standardisation des processus. Connaissez-vous ses avantages, savez-vous comment le mettre en œuvre dans votre entreprise, lisez la suite pour le savoir !

Pourquoi mettre en œuvre une stratégie de normalisation des processus dans votre entreprise ?

Avant de vous convaincre de créer une nouvelle stratégie, nous voulons que vous sachiez ce que signifie la normalisation des processus. En un mot, il s’agit d’organiser les différents services, activités, approches et procédures qui se produisent en interne dans une organisation.

Ainsi, les principales raisons pour lesquelles vous devriez mettre en œuvre une stratégie de normalisation des processus sont liées aux économies de temps de travail et de ressources économiques à utiliser.

En se mettant d’accord sur des règles claires et précises, l’ensemble de l’équipe sera en mesure de savoir comment gérer les affaires courantes et sera préparée à anticiper les problèmes et à agir en cas de crise.

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Étapes de la création d’une stratégie de normalisation des processus

Êtes-vous maintenant prêt à commencer à normaliser les processus ? Nous vous expliquons les 6 étapes clés à suivre pour y parvenir :

1. Étudiez vos processus internes

La première chose à faire pour standardiser vos processus est d’évaluer leur fonctionnement actuel. Où voyez-vous des lacunes ? Quels aspects souhaitez-vous améliorer ? Ce n’est qu’alors que vous serez en mesure de créer une ligne directrice qui vous permettra d’établir des directives d’action en interne dans votre entreprise.

2. Définir les objectifs

Un aspect essentiel d’une stratégie de normalisation réussie est de réfléchir clairement aux raisons qui vous poussent à mettre en œuvre le changement.

Il peut s’agir d’éléments aussi simples que le gain de temps en production, la réduction des erreurs, la réduction des coûts et la vigilance à l’égard des tendances du marché. 

3. Faites une cartographie des activités

Comme son nom l’indique, la cartographie des activités consiste à définir les points de départ et d’arrivée des activités qui se déroulent au sein de l’entreprise. Pour cela, vous pouvez effectuer le processus en 3 phases :

Premièrement : connaître l’état actuel de chaque processus, les actions et le temps qu’elles impliquent.

Deuxièmement, remaniez le processus et cherchez une proposition qui vous apportera dans le futur.

Troisièmement, exploitez la technologie et déterminez comment elle peut contribuer à l’automatisation et à la gestion des processus.

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4. Impliquez votre personnel

Pour réussir à normaliser de nouveaux processus et de nouvelles méthodes de travail, assurez-vous de promouvoir la participation et de faire en sorte que votre équipe partage divers points de vue et se comprenne.

Un environnement de travail favorable est géré par les employés eux-mêmes. Pour que chaque petite tâche soit couronnée de succès, il est important que vous soyez clair sur les différentes responsabilités et que vous établissiez une méthode de travail appropriée pour atteindre chacun de vos objectifs.

5. Communiquez les nouveaux règlements et processus de votre entreprise.

Maintenant que vous avez écouté les besoins et les avis de votre équipe, occupez-vous de créer les règles de gestion, les contraintes existantes et les directives qui régiront le bon fonctionnement de votre stratégie de normalisation des processus d’entreprise.

En définissant ces aspects et en les communiquant dans chaque service, vous pouvez atténuer les échecs potentiels et unifier les activités existantes.

En outre, en tant que gestionnaire ou chef d’entreprise, il vous incombe de veiller à ce que votre formation repose sur un modèle de travail structuré qui favorise l’ordre et facilite la relation avec vos clients.

6. Documentez et révisez vos processus 

Il est recommandé d’enregistrer les étapes d’une tâche pour pouvoir identifier ou corriger les défaillances, ainsi que pour contribuer à améliorer la qualité des processus et servir de feuille de route pour guider les processus d’entreprise.

Ainsi, il est important de revoir périodiquement la cartographie des activités et d’être attentif aux éventuels changements qui pourraient être requis sur le marché dans lequel vous opérez. 

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Avantages d’une stratégie de normalisation des processus 

En mettant en œuvre votre stratégie de normalisation, votre entreprise verra un certain nombre de changements dans son environnement de travail, et avec lui un certain nombre d’avantages. Voici les principales :

• Réduction des coûts, car vous évitez une mauvaise utilisation des ressources.
• Augmentation de la productivité des équipes, la bonne définition des processus permet de réaliser les tâches de la manière la plus efficace.
• L’identification précoce des erreurs à l’aide de directives préétablies et l’utilisation de logiciels permettent d’aborder et de corriger tout problème en temps utile.
• En automatisant les processus, vous pouvez avoir un meilleur contrôle sur les performances.
• La hiérarchisation des priorités ne sera plus un problème, pour lequel il existe des directives que les employés de chaque département suivent.

Nous savons qu’être à la tête d’une entreprise est un véritable défi, c’est pourquoi chez TAS Consulting nous vous conseillons pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise et pour atteindre chacun de vos objectifs en un temps record. Si vous envisagez de lancer une nouvelle stratégie, n’hésitez pas à nous contacter et à cliquer ici !