Es trascendental estudiar la Ley de Protección de Datos en España en todo departamento de RRHH. Puesto que así pueden evitarse sanciones, amonestaciones, así como también puede crearse un clima organizacional seguro. Si te preocupa el estatus de tu empresa con respecto a la nueva Ley de Protección de Datos vigente, es imprescindible que prestes atención a las implicaciones que esta conlleva, ¡Averígualo aquí!
¿En qué consiste la nueva Ley de Protección de Datos en España?
La Ley de Protección de Datos en España tiene su origen en el Reglamento Europeo de Protección de Datos, el cual busca garantizar un correcto control y cuidado de los datos personales, cuyo derecho es imprescindible para todos los ciudadanos.
Gracias a ella, se asegura que los datos personales de cualquier persona sean utilizados con el fin de violar su privacidad, sus libertades y derechos elementales.
A partir del año 2000 se activó la Ley de Protección de Datos en España, esta lleva por nombre oficial la “Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal”.
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¿Quiénes deben cumplir con la Ley de Protección de Datos en España?
El reglamento general de la Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales va dirigido a todas aquellas empresas que suelan utilizar datos personales de terceras personas. En esencia, la ley contempla:
La Ley de Protección de Datos en España suele aplicarse a todo proceso automatizado de datos personales, ya sea parcial o total. También, es aplicada a cualquier tratamiento que no sea debidamente autorizado para proporcionar información personal, los cuales por lo general están anexados en un fichero.
¿Cuáles obligaciones tendrán las empresas ante la Ley de Protección de Datos vigente?
La Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales estipula que para su correcto cumplimiento, las empresas, en particular el departamento de RRHH, deben acatar cuna serie de obligaciones. Estas son:
¿Cómo afecta la nueva Ley a tu departamento de RRHH?
La nueva Ley de Protección de Datos vigente puede repercutir seriamente al departamento de RRHH, debido a que es un área que almacena una gran cantidad de información personal.
Se hace imprescindible obtener documentos que cuenten con un consentimiento verificable, primordialmente de todos aquellos individuos que trabajan con datos personales.
Existen diversas situaciones que pueden influir al departamento de RRHH de la empresa:
Procesos de selección
Un candidato, a través de la Ley de Protección de Datos 2022, puede conocer cuál será el destino de su información personal cuando acude a un proceso de selección.
El postulante puede exigir si sus datos serán compartidos con terceros. Ya sea para proporcionar una información específica, verificar si es real o no el perfil, o solicitar una copia de los datos que queden almacenados en la empresa.
Currículum en un departamento de RRHH
Una hoja de vida puede permanecer guardada en la empresa hasta por dos años. Luego de ese tiempo, deberá exigirse el consentimiento del interesado para actualizar la información que contiene.
Seguridad
Todo departamento de RRHH está en la necesidad de solicitar instrumentos adecuados que permitieran asegurar los niveles adecuados de seguridad. Sobre todo cuando se almacenan datos de candidatos y trabajadores.
De existir algún ataque al momento de acceder a la información y la compañía no asegurará los canales estipulados, pueden desencadenarse fuertes sanciones a la empresa.
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5 Consejos para que tu departamento de RRHH cumpla con la Ley de Protección de Datos
1. Administrar las solicitudes de información del empleado
Los empleados de la firma están en todo su derecho de acceder a cualquier información que la compañía tenga sobre ellos y pedir una respectiva copia.
La manera más efectiva, instantánea y legal que puede acordarse, es que el trabajador no cuente con la necesidad de solicitar sus datos, sino que exista un mecanismo seguro para adentrarse a los mismos.
2. Guardar la información correcta
La Ley de Protección de Datos en España establece que las empresas deben almacenar solo la información correcta y actualizada, así como modificarla si existe data que no sea la real.
3. Estructurar un clima organizacional donde exista la cultura de la privacidad
El reglamento tiene como objetivo hacer que los trabajadores estén más seguros con sus respectivas empresas, teniendo accesibilidad a su información personal en el instante que lo deseen. Por tanto, es prioritario incentivar la cultura de la privacidad de datos personales, lo que generaría una mejor valoración a la compañía.
El personal de recursos humanos debe conocer, desde un principio, cuáles son los peligros y el grado de responsabilidad que contempla el manejo de información concerniente a los empleados.
4. Claridad en la comunicación
Es fundamental que se diseñe un plan de comunicación en el interior de la empresa, el cual servirá para que cada uno de los trabajadores conozca como debe ser su acceso a sus datos personales. A su vez, tener un plan alternativo si llega a existir algún cambio.
Gran parte del reglamento deja entrever que las firmas están en la obligatoriedad de comunicarse acertadamente, esto con respecto al tiempo en que se guardará la información personal de un empleado.
5. Utilizar un único programa de RRHH que garantice el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos
Al tratarse de datos de índole personal, el programa de recursos humanos que suele usarse debe cumplir efectivamente con la Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales. Es importante señalar, que algunos programas no dan fiel cumplimiento al reglamento, lo que conduce a una inmediata revisión por parte de la compañía que lo desarrolla.
De no hacerse la adecuada verificación, pueden estar en peligro los datos del trabajador, por lo que el personal de RRHH será responsable de los que suceda.
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Cumplir con la nueva Ley de Protección de Datos en España es esencial para toda empresa en la actualidad. Por tal razón, el departamento de RRHH juega un papel trascendental en el correcto cumplimiento de la ley, garantizando la integridad de los datos personales de los trabajadores.
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