¿Cómo adaptar los procesos internos de tu empresa para cumplir con el reglamento Ley Antifraude?

La transparencia y cumplimiento de regulaciones fiscales son esenciales para las empresas en España. Ante ello, el reglamento Ley Antifraude impone estrictas normas sobre la facturación y conservación de datos, requiriendo una adaptación precisa de los procesos internos. Descubre aquí las estrategias efectivas para asegurar la conformidad en tu empresa. ¡Sigue leyendo!

¿Cuál es el propósito del reglamento Ley Antifraude?

El reglamento Ley Antifraude comprende un conjunto de normativas y disposiciones legales diseñadas para prevenir y combatir actividades fraudulentas. Sea en distintos ámbitos como fiscales, financieros y comerciales. Siendo así, estas leyes buscan identificar, disuadir y sancionar prácticas engañosas o ilegales que incluyen, entre otros, comportamientos fraudulentos:

1. Evadir impuestos
2. Ocultar ingresos
3. Falsificar documentos
4. Manipular registros contables

Dicho esto, el reglamento Ley Antifraude se enfoca en prevenir y combatir el fraude en el proceso de facturación y gestión de registros contables. Por tanto, esta ley puede establecer requisitos más rigurosos en relación con:

• La emisión de facturas
• La conservación de registros
• La utilización de software certificado
• Y otras medidas destinadas a asegurar la transparencia y legalidad en las transacciones comerciales y financieras.

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Requisitos de un software de facturación según la normativa

Alinear los procesos internos de una empresa con el reglamento Ley Antifraude  implica instaurar medidas. Estas deben ser prácticas que prevengan, detecten y aborden posibles actividades fraudulentas.

Concretamente, la empresa debe adecuar su software de facturación actual para cumplir con las siguientes características:

Integridad

El software debe tener la capacidad de registrar con precisión todas las facturas y demás documentos comerciales.

La precisión en el registro es esencial para garantizar que los datos reflejen de manera fiel las transacciones realizadas por la empresa. Esto a su vez ayuda a prevenir discrepancias y posibles irregularidades contables sancionadas por el reglamento Ley Antifraude. 

Un software de facturación con integridad también facilita la generación de informes y auditorías. Esto porque los datos almacenados son confiables y consistentes.

Conservación en el tiempo

Según la Ley General Tributaria, es crucial que la información de los últimos cuatro ejercicios contables esté almacenada y sea accesible.

Mantener un registro histórico de la información financiera es esencial por varias razones. En primer lugar, permite a las empresas llevar un seguimiento detallado de su evolución financiera a lo largo del tiempo. Esto puede ser valioso para la toma de decisiones estratégicas y la planificación a largo plazo.

Además, tener acceso a datos precisos y actualizados de años anteriores facilita la elaboración de informes financieros y auditorías. Lo cual es sumamente importante para cumplir con el reglamento Ley Antifraude.

Accesibilidad

Todos los usuarios autorizados deben poder acceder mediante un identificador y contraseña cifrada. Además, deben implementarse diferentes roles para asegurar accesos seguros. Cada usuario debe poder acceder únicamente a la información para la cual ha recibido autorización. Todo en cumplimiento de las normativas del RGPD.

Legibilidad

Los datos deben presentarse en un formato estándar que sea comprensible para terceros para así cumplir con el reglamento Ley Antifraude.

Cuando los datos se presentan en un formato uniforme, se reduce la posibilidad de malentendidos y errores en la interpretación de la información financiera.  Además, la legibilidad de los datos también es relevante en situaciones en las que la empresa busca atraer inversores o socios comerciales. 

Presentar información financiera en un formato claro y uniforme aumenta la confianza, siguiendo el reglamento Ley Antifraude. Las partes interesadas en invertir en tu negocio podrán ver la integridad y la transparencia de la empresa.

Trazabilidad

El software debe registrar la fecha y hora de cada transacción, junto con todos los documentos relacionados. En general, es esencial contar con un rastro completo que documente todas las etapas de compra y venta de la empresa.

Inalterabilidad

Es fundamental que los registros se almacenen sin modificaciones o eliminaciones no documentadas en el software. Además, todas las alteraciones deben registrarse, incluyendo información sobre el usuario, la dirección IP, fecha y hora.

Simultáneamente, se debe conservar una copia exacta de las versiones anteriores, incluso para los documentos que hayan sido eliminados.

Ten a la mano estas características cuando evalúes la adquisición de un software de facturación que siga el reglamento Ley Antifraude:

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Estrategias clave para alinear los procesos internos de tu empresa

Una de las estrategias principales para alinear los procesos internos de tu empresa implica efectuar ajustes en el software de facturación. Una transición para la cual es esencial estar preparado de antemano.

• En este contexto, debes disponer de un software que cumpla con la normativa, lo cual facilitará significativamente la adaptación de los procedimientos internos.
• Es importante recordar que la aplicación de facturación utilizada por la empresa no debe permitir ni la modificación ni la eliminación de facturas. Esta medida está alineada al reglamento Ley Antifraude. 
• Adicionalmente, se requerirá que las facturas posean un código QR y que se envíen automáticamente a Hacienda.

A esto se suma la necesidad de formación para actuar de acuerdo con lo establecido por la ley. Una vez que la empresa haya ajustado su software. Podrás aprovechar las ayudas gubernamentales para familiarizarte y adaptarte de forma óptima al nuevo sistema.

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Optimizar los procesos internos, especialmente los contables, es crucial para cumplir con el reglamento Ley Antifraude. Además de seguir los lineamientos, también mantienes la buena reputación de tu empresa.

Recuerda que para establecer una relación confiable con clientes, colaboradores y organismos reguladores debes: 

• Mantener la integridad de los registros. 
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