Les livres comptables sont les documents où sont listées toutes les transactions de valeur monétaires effectuées par l'entreprise depuis le début de son activité. En effet, la réglementation espagnole exige la tenue de plusieurs documents administratifs pour le bon déroulement de chaque activité.
Les livres comptables en Espagne sont la colonne vertébrale de la gestion comptable d'une société : ce sont les documents que doivent tenir tous les entrepreneurs dans lesquels figurent l'ensemble des opérations marchandes réalisées dans une période de temps déterminée.
Au début de la création de l'activité, l'entreprise doit réaliser un inventaire et un bilan général permettant à son dirigeant de connaitre de façon précise et exhaustive la situation de son patrimoine. Tous les mouvements monétaires effectués par l'entreprise doivent figurer dans les extraits comptables comme la législation espagnole l'oblige. Les livres comptables devront être conservés pendant au moins dix années complètes.
Les informations qu'ils doivent contenir sont : la quantité d'objets présents au moment de l'inventaire initial (qui comprennent le matériel et les actifs), le nom et le code des postes, la valeur de tous les articles, la valeur des opérations et le montant total de l'ensemble des postes.
C'est l'une des pièces principales dans lequel se trouvent par ordre chronologique tous les documents traités par l'entreprise tous les mois dans le but d'obtenir le mouvement de chacun des postes. Á la fin du mois, tous les débits et les crédits sont enregistrés et transférés dans le grand livre.
Dans le journal, on peut trouver l'information suivante : la date complète des documents comptables, sa description, la totalité des mouvements de débit et de crédit des postes ainsi que leurs soldes.
La tenue de ce libre est régie par les normes du code du commerce espagnol, il est donc conseillé de se tourner vers un expert comptable spécialisé.
Le grand livre réunit les mouvements des journaux mensuels dans un même document de manière synthétique. Les informations qu'il contient proviennent du journal et sont reprises dans les livres auxiliaires dans un but analytique. On y trouve les catégories suivantes : Les postes et leur numéro respectif (ce code dépend du plan comptable de chaque entreprise), le solde antérieur de chacun des postes présents, les mouvements de débit et de crédit de l'ensemble des postes, les opérations mensuelles et les soldes finaux pour l'élaboration des états financiers.
Les livres auxiliaires sont les chapitres qui énumèrent en détails les montants et les informations enregistrés dans les livres principaux. Toute entreprise doit déterminer le nombre d'annexes en fonction de l'ampleur de l'activité et le travail à réaliser.
Cette suite de documents se compose du registre chronologique des opérations, le détail de l'activité réalisée et le registre du montant des postes comptables.
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