Vous voulez vous rendre en Espagne prochainement et vous devez légaliser des documents de votre pays ? Dans cet article, nous répondons aux questions les plus importantes concernant la légalisation des documents étrangers en Espagne. Toutes les informations que vous verrez sont données à titre indicatif. Vous devrez toujours demander des conseils spécifiques à l’ambassade ou au consulat d’Espagne le plus proche dans votre pays d’origine. Alors, vous êtes prêts ? C’est parti ! Nous vous dirons tout ce que vous devez savoir.

En quoi consiste la légalisation de documents étrangers en Espagne ?

Bien que cet article ne soit qu’un guide, nous allons tout de même essayer de vous donner une description détaillée des aspects à prendre en compte lors de la légalisation de vos documents.

Tout d’abord, la légalisation est un acte administratif destiné à conférer une validité juridique à un document public étranger, en approuvant l’authenticité de la signature qui y figure, ainsi que la qualité qui a été apportée par l’autorité signataire.

Sauf s’il existe un instrument juridique qui vous dispense de cette obligation, tout document public étranger que vous possédez doit être légalisé pour être valable sur le territoire espagnol, de même que tout document public espagnol doit être légalisé pour être valable à l’étranger.

La légalisation des documents étrangers, pour être valable, doit être effectuée dans le pays d’origine du document et doit être vérifiée comme correcte par le consulat espagnol pendant son séjour dans le pays, tant que le pays d’origine n’est pas signataire de la convention de La Haye.

De même, ce document devra être imprimé avec le sceau de sécurité, qui permet une légalisation exclusive par l’autorité diplomatique ou consulaire espagnole, sans autre exigence que l’ajout d’un sceau de sécurité d’un modèle approuvé.

Combien coûte la légalisation de documents étrangers en Espagne ?

La légalisation des documents est gratuite lorsqu’elle est effectuée par la section des légalisations du ministère des affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération.

Dans le cas où la procédure est effectuée par l’intermédiaire d’une ambassade ou d’un consulat espagnol ou du Collège des notaires correspondant, pour les documents certifiés par un notaire espagnol, le tarif en vigueur à ce moment-là sera appliqué.

Toutefois, pour des informations plus détaillées, nous vous recommandons de consulter les prix directement auprès de la représentation espagnole à l’étranger ou du collège de notaires correspondant.

Les légalisations peuvent-elles expirer après une certaine période de temps ?

Non. Ce type de procédure n’a pas de date d’expiration. Toutefois, si le document qui a été délivré a une durée limitée, la légalisation prendra fin à l’expiration du document.

Il n’y a pas non plus de délai pour demander la légalisation de documents, car vous pouvez le faire dès que vous en avez besoin ou qu’on vous le demande.

Est-il possible de se voir refuser la légalisation de documents en Espagne ?

La réponse est oui. Il est possible que le ministère des Affaires étrangères, Union européenne, ne légalise pas les documents dans les cas suivants :

• Si l’original n’est ni un document public ni un document privé notarié.
• Lorsque les signatures à légaliser ne sont pas déposées dans le registre de la section de légalisation du ministère.
• Lorsque le document ne dispose pas des légalisations préalables par les autorités établies dans la réglementation.

Néanmoins, malgré le fait qu’un document reçoive un refus, il est possible de recourir aux voies que la loi espagnole établit à cet effet. C’est-à-dire la loi 39/2015 du 1er octobre sur la procédure administrative commune des Administrations publiques.

Quels documents peuvent être légalisés pour être utilisés en Espagne ?

Le ministère des affaires étrangères, de l’Union européenne et de la coopération a créé une section des légalisations où seuls sont admis les éléments suivants :

• Documents publics originaux.
• Copies délivrées par l’autorité de délivrance.
• Copies certifiées conformes de documents préalablement légalisés par voie diplomatique ou apostillés par les représentations espagnoles à l’étranger.
• Copies notariées.

Une traduction assermentée des documents légalisés est-elle nécessaire ?

Pour les documents qui ont été délivrés par les autorités espagnoles et qui doivent être utilisés à l’étranger, vous devez d’abord vérifier la législation locale. C’est lui qui établit si les documents doivent être traduits ou non.

En général, les pays n’acceptent que les documents rédigés dans leur langue maternelle ou officielle. En ce sens, tout document étranger qui doit produire des effets en Espagne doit avoir été préalablement traduit en espagnol. Le ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la Coopération a déclaré qu’il n’accepterait que les traductions officielles :

• Réalisé en Espagne par un traducteur ou un interprète assermenté espagnol, désigné comme tel par le ministère. Il convient de noter que ces traductions sont exemptes de légalisation et sont valables sans autre formalité.
• Réalisés ou assumés comme tels par une représentation espagnole située à l’étranger. Il est également important que ceux-ci soient légalisés par la section compétente du ministère.
• Effectué par la représentation diplomatique ou consulaire de l’État en Espagne. Ces légalisations doivent également être effectuées par la section correspondante du ministère.

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Dans quels cas la légalisation des documents n’est-elle pas applicable ?

Étant donné les échanges croissants entre les différents pays du monde, de nombreux États et gouvernements (dont l’Espagne) ont décidé de signer des accords pour faciliter tout type de procédure liée aux étrangers pour leurs citoyens.

La légalisation de vos documents étrangers est indispensable pour qu’ils soient valables et efficaces dans un autre pays, à moins qu’il n’existe des conventions, des traités ou des accords internationaux qui vous dispensent de la légalisation, permettant ainsi d’effectuer la procédure par voie diplomatique. 

L’accord le plus pertinent dans ce domaine aujourd’hui est la Convention de La Haye n° XII du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers. Mais elle est plus connue sous le nom de Convention de La Haye. Vous devrez vérifier si votre pays est membre de cette convention pour savoir si vous devez demander une apostille de La Haye pour l’un de vos documents.

Mais il n’y a pas que la Convention de La Haye qui dispense les citoyens de la responsabilité de légaliser leurs documents étrangers, il y a aussi la Convention d’Athènes. Ce dernier exempte la légalisation des documents se référant à l’état civil, la nationalité, le domicile ou la résidence et le statut familial des pays signataires.

Également, la Convention de Londres, qui fait référence aux documents délivrés par les agents consulaires ou diplomatiques, ainsi qu’aux déclarations officielles – telles que les mentions d’enregistrement, les certifications de signature de tout autre document et les visas à date certaine.

Enfin, un autre cas qui vous dispenserait de la responsabilité de légaliser des documents est la Convention de Vienne, qui s’applique à la certification multilingue des actes de naissance, de décès ou de mariage.

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Qu’est-ce que la légalisation par voie diplomatique et dans quels cas s’applique-t-elle ?

Au cas où vous ne le sauriez pas, la légalisation par voie diplomatique est la procédure utilisée pour légaliser les actes publics étrangers délivrés par des États qui ne sont pas signataires de l’une des conventions susmentionnées, l’objectif étant d’accélérer ces procédures.

En général, elle consiste en l’exécution par chacune des autorités concernées d’une légalisation individuelle du document. 

Dans le cas d’un document délivré par une autorité non consulaire du pays d’origine, seuls le ministère des affaires étrangères de l’État d’origine et la représentation diplomatique ou consulaire espagnole dans cet État doivent intervenir dans la légalisation.

De même, s’il s’agit d’un document qui a été délivré par une autorité consulaire dûment accréditée en Espagne, seule la section de législation du ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la Coopération peut intervenir dans la légalisation.

Conformément à la réglementation applicable dans chaque cas, les documents suivants ne sont pas soumis à la légalisation :

• Documents académiques qui sont soumis au registre du ministère espagnol de l’éducation.
• Les documents académiques qui sont soumis aux ambassades et consulats d’Espagne.

Il est important de mentionner que tous les documents étrangers légalisés par les consulats ou ambassades d’Espagne dans le pays d’origine, et qui comportent un label de sécurité transparent, ne doivent pas être légalisés dans cette catégorie.

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