Gestion pour un PDG : 8 conseils pour bien optimiser votre temps

Auto-entrepreneur espagnol Laisser un commentaire   Publié le par Jonatan Carbonell

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Il est vrai que lorsque vous êtes le PDG d’une entreprise, vous devez consacrer beaucoup de temps à de nombreux projets, de nombreuses réunions, de nombreux événements qui peuvent entraîner une saturation de votre gestion du temps. Il est nécessaire que la gestion du temps d’un chef d’entreprise soit très bien gérée. C’est pourquoi nous allons vous donner quelques conseils que vous pouvez suivre pour mieux gérer votre temps.

N’oublions pas que le PDG (directeur général) est la personne qui a le plus de responsabilités dans une entreprise, ce qui signifie que, grâce à ses prises de décision et à sa bonne gestion d’une entreprise, celle-ci connaîtra plus ou moins de succès. 

D’une manière un peu plus informelle, le PDG est le patron des patrons. Il faut donc préciser qu’un PDG ne travaille pas seul, mais collabore généralement avec les services des opérations, du marketing, des finances, etc. Par conséquent, l’attribution de ces postes doit être très bien pensée, car cela peut vous aider à gagner du temps, car, bien que vous ayez des personnes qui sont responsables de chaque secteur de l’entreprise, si elles ont une mauvaise gestion de leur travail, vous devrez beaucoup intervenir en leur sein. ce qui fait que votre temps précieux est réduit encore plus qu’il ne l’est normalement pour le PDG d’une entreprise.

Cela dit, voici quelques conseils pour mieux optimiser votre temps :

 

 

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Lorsque vous êtes le PDG d’une entreprise, il est normal que vous ayez de nombreuses réunions prévues, si nombreuses que parfois vous ne savez même pas quel est le sujet de la réunion à laquelle vous allez assister.

Par conséquent, un conseil essentiel pour mieux optimiser votre temps est de décider d’une limite de temps par réunion. Nous savons évidemment qu’il y aura des réunions qui nécessiteront plus de temps pour présenter des cas, des idées, des débats, etc. Mais, lorsqu’il s’agit de réunions de routine, il est fondamental de calculer l’heure pour pouvoir mieux organiser son temps.

Par exemple, saviez-vous que le fondateur du groupe Virgin, Richard Branson, ne consacre que 5 à 10 minutes par réunion ? C’est un fait, l’entrepreneur affirme que beaucoup de temps est perdu dans les réunions, car les gens sont distraits et détournés du sujet, ce qui prolonge la durée de la réunion et fait perdre un temps précieux. Pour cette raison, Richard Branson affirme qu’il est rare qu’une réunion où les points sont clairement exposés sur un sujet particulier dure plus de 10 minutes.

 

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  • 2. Engagez un assistant personnel

 

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Lorsqu’on a beaucoup de responsabilités, qu’il s’agisse de planifier des entretiens, de répondre à des courriels ou à des appels, ou de programmer différents événements en rapport avec l’entreprise, on peut être un peu dépassé, car on n’a pas beaucoup de temps pour faire toutes ces activités.

Maintenant, en ayant un assistant personnel qui s’occupe de toutes ces tâches, votre temps sera incroyablement mieux optimisé. Il est rare que les plus grands PDG du monde n’aient pas d’assistant personnel, car cela est vital pour une bonne gestion du temps. 

Un assistant personnel vous libère également l’esprit de certaines tâches, ce qui vous permet d’être plus performant dans vos autres activités. Vous avez également la possibilité de choisir la méthodologie de travail de votre assistant, car il peut être en face à face ou virtuel, nous vous recommandons d’étudier les avantages et les inconvénients de chaque modalité pour un assistant personnel afin que vous puissiez choisir l’option qui vous convient le mieux.

 

  • 3. Planifiez votre journée

 

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Une grande erreur que font certaines personnes qui n’ont pas beaucoup de temps est de ne pas planifier leur journée. Lorsque vous avez tant de responsabilités, la pire chose que vous puissiez faire est de planifier votre journée au fur et à mesure des événements. Vous devez planifier l’ensemble de votre journée, non seulement au niveau professionnel, mais aussi au niveau personnel, qu’il s’agisse de planifier l’heure à laquelle vous vous réveillez, le temps que vous passez à dormir, le temps que vous passez au petit-déjeuner, au déjeuner, au dîner, etc., le temps qu’il vous faut pour effectuer les activités les plus importantes au travail, et tout ce qui prend du temps dans votre journée.

Nous savons qu’il est très difficile de planifier une journée et de faire en sorte qu’elle se déroule à 100% comme prévu. Cependant, en planifiant votre journée, vous saurez quelles sont les activités les plus importantes que vous aurez à faire, et si un événement imprévu se produit, vous pourrez réduire la durée d’une activité ou simplement la reprogrammer. 

 

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  • 4. Déléguez les tâches qui ne nécessitent pas toute votre attention.

 

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L’un des meilleurs conseils que nous puissions vous donner pour réussir en tant que PDG est de déléguer les tâches qui ne sont pas importantes pour vous. Il y a toujours des événements qui ne nécessitent pas toute votre attention, ou qui ne sont tout simplement pas importants pour vous. C’est pourquoi déléguer sera toujours l’un des meilleurs moyens d’optimiser votre temps.

Le fait de disposer d’une équipe hautement qualifiée au sein de votre entreprise peut vous éviter des maux de tête, car vous pouvez confier à chacun une activité spécifique et il vous suffit de déléguer. Entre-temps, vous pouvez porter votre attention sur une autre activité de l’entreprise qui requiert plus d’attention, ou sur une autre activité que vous menez ou planifiez.

L’expert en innovation et en impact social, Angel Bonet, établit une règle pour gérer les événements quotidiens urgents et importants. Dans cette règle, il précise que :

  • Si une activité est à la fois urgente et importante, il faut agir.
  • Si une activité est urgente mais pas importante, elle doit être déléguée.
  • Si une activité n’est pas urgente mais importante, elle doit être planifiée.
  • Si une activité n’est ni urgente ni importante, elle doit être reportée.

 

  • 5. Hiérarchisez votre temps de travail

 

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Travailler plus longtemps n’est pas synonyme de meilleure productivité. Parfois, lorsque nous consacrons moins de temps à un travail, cela nous oblige à avoir une meilleure productivité en moins de temps. C’est pourquoi Andy Grove, l’ancien PDG d’Intel, dans son livre High Output Management, déclare que sa journée se termine au plus tard à 18h30. Andy explique que c’est parce que limiter ses heures de travail l’oblige à faire plus en moins de temps.

Andy explique également qu’il y a toujours plus de choses à faire, qu’il y a toujours de nouvelles activités à venir, donc il n’est pas surmené et quand il est fatigué, cela signifie que sa journée de travail est terminée. Vous devez garder à l’esprit que le repos est indispensable pour mener à bien votre travail. Si vous ne vous reposez pas, vous êtes épuisé, et si vous êtes épuisé et fatigué, votre productivité est considérablement réduite. C’est pourquoi nous vous recommandons d’établir des priorités entre vos heures de productivité et vos heures de repos.

 

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  • 6. Faites une activité à la fois

 

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Il est courant d’essayer de faire plusieurs tâches en même temps. Lorsque nous avons tant d’activités à accomplir au cours de la journée, nous essayons parfois d’en faire plusieurs à la fois pour gagner du temps, mais cela signifie généralement le contraire. 

En faisant trop d’activités en même temps, nous ne faisons que causer un manque d’attention aux tâches que nous faisons, c’est pourquoi nous vous recommandons de faire une tâche à la fois. Si vous consacrez toute votre attention à une activité, vous avez plus de chances de la terminer plus rapidement que si vous ne le faites pas.

 

  • 7. Faites confiance à votre équipe

 

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Faire confiance à son équipe est indispensable pour bien gérer son temps. En effet, cela élimine l’anxiété de ne pas savoir si votre équipe fait du bon travail ou non. N’oubliez pas que votre équipe travaille parce qu’elle est passée par un processus de sélection, ce qui signifie qu’elle est qualifiée pour faire le travail qu’elle fait, vous devez donc avoir une confiance totale en elle et savoir qu’elle fera son travail de manière satisfaisante.

Nous disons cela parce qu’il est normal que la pression de la gestion d’une entreprise puisse conduire à une certaine forme de méfiance. Par conséquent, le contrôle des émotions est très important si vous voulez gérer votre temps, et pas seulement cela, c’est aussi important si vous voulez que votre entreprise réussisse.

 

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  • 8. Étudier les activités que vous ne savez pas faire

 

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Lorsque nous avons une activité au sein de notre entreprise dont nous ne savons pas très bien comment elle fonctionne ou comment la gérer, nous avons généralement tendance à affecter beaucoup de personnes à cette tâche, ce qui peut prendre beaucoup de temps entre les réunions pour affecter les bonnes personnes à cette activité. En sachant très bien comment l’activité fonctionne, vous n’aurez aucun problème pour savoir qui choisir pour faire l’activité, vous serez mieux orienté et vous pourrez gagner beaucoup de temps. Pour cette raison, une autre astuce dont vous pouvez tirer parti est de suivre différents cours qui favorisent votre performance dans votre entreprise.

 

Conclusion

Nous savons qu’il est parfois difficile de trouver des moyens de gagner du temps afin d’avoir une bonne gestion du PDG. Nous espérons donc que les conseils que nous vous avons donnés vous aideront à atteindre cet objectif, qui peut être difficile à réaliser. Nous vous invitons à continuer à lire les articles de notre blog pour en savoir plus sur des sujets importants et actuels liés au monde des affaires.

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