5 consejos para que tu departamento de RRHH cumpla al pie de la letra la nueva ley de protección de datos

Il est important pour chaque département RH d’étudier la nouvelle loi espagnole sur la protection des données. Cela permet d’éviter les sanctions, les réprimandes, et de créer un climat organisationnel sûr. Si vous êtes préoccupé par le statut de votre entreprise au regard de la nouvelle loi sur la protection des données, il est impératif que vous prêtiez attention aux implications de cette loi, découvrez-les ici ! 

Quelle est la nouvelle loi sur la protection des données en Espagne ?

La loi sur la protection des données en Espagne trouve son origine dans le règlement européen sur la protection des données, qui vise à garantir le contrôle et le traitement corrects des données personnelles, dont le droit est essentiel pour tous les citoyens. 

Elle garantit que les données personnelles de toute personne ne sont pas utilisées dans le but de porter atteinte à sa vie privée, à ses libertés et à ses droits élémentaires.

Depuis 2000, la loi espagnole sur la protection des données est en vigueur. Elle est officiellement connue sous le nom de « Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal ». 

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Qui doit se conformer à la nouvelle loi sur la protection des données en Espagne ?

Le règlement général de la loi sur la protection des données et des droits numériques s’adresse à toutes les entreprises qui utilisent les données personnelles de tiers. En substance, la loi prévoit :

La nouvelle loi sur la protection des données en Espagne s’applique généralement à tout traitement automatisé de données à caractère personnel, qu’il soit partiel ou total. Elle s’applique également à tout traitement qui n’est pas dûment autorisé à fournir des informations personnelles, qui sont généralement jointes à un dossier.

Quelles seront les obligations des entreprises en vertu de la loi actuelle sur la protection des données ? 

La loi sur la protection des données et les droits numériques stipule que pour une bonne conformité, les entreprises, et en particulier le département des RH, doivent respecter un certain nombre d’obligations. Ce sont :

Comment la nouvelle loi sur la protection des données affecte-t-elle votre département RH ?

La loi actuelle sur la protection des données peut avoir un impact sérieux sur le département des RH, car c’est un domaine qui stocke une grande quantité d’informations personnelles.

Il est essentiel d’obtenir des documents avec un consentement vérifiable, principalement de la part des personnes qui travaillent avec des données personnelles.

Plusieurs situations peuvent influencer le département RH de l’entreprise :

Processus de sélection

Grâce à la loi 2022 sur la protection des données, un candidat peut savoir ce qu’il adviendra de ses informations personnelles lorsqu’il postulera à un processus de recrutement.

Le demandeur peut demander si ses données seront partagées avec des tiers. Soit pour fournir des informations spécifiques, pour vérifier si le profil est réel ou non, soit pour demander une copie des données stockées dans l’entreprise.

Curriculum dans un département RH

Un CV peut être conservé par l’entreprise pendant deux ans au maximum. Après cette période, le consentement de la personne concernée doit être requis pour mettre à jour les informations qu’il contient.

Sécurité

Chaque département RH doit demander des instruments adéquats pour garantir des niveaux de sécurité appropriés. Surtout lorsqu’il s’agit de stocker des données sur les candidats et les employés.

S’il y a une attaque au moment de l’accès à l’information et que l’entreprise ne sécurise pas les canaux stipulés, de lourdes sanctions peuvent être imposées à l’entreprise. 

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5 conseils pour que votre département RH soit conforme à la loi sur la protection des données 

1. Gérer les demandes d’information des employés

Les employés de l’entreprise ont le droit d’accéder à toute information que l’entreprise détient à leur sujet et d’en demander une copie. 

La façon la plus efficace, instantanée et légale de convenir est que le travailleur ne doit pas demander ses données, mais qu’il existe un mécanisme sécurisé pour y accéder.

2. Sauvegarder les bonnes informations

La nouvelle loi espagnole sur la protection des données stipule que les entreprises doivent stocker uniquement des informations correctes et actualisées, et les modifier si certaines données ne sont pas réelles.

3. Structurer un climat organisationnel dans lequel une culture de la vie privée existe.

Le règlement vise à rendre les travailleurs plus sûrs de leurs entreprises respectives, en leur donnant accès à leurs informations personnelles quand ils le souhaitent. Il est donc prioritaire d’encourager la culture de la confidentialité des données personnelles, ce qui générerait une meilleure valorisation de l’entreprise. 

Le personnel des ressources humaines doit être conscient dès le départ des dangers et du degré de responsabilité qu’implique le traitement des informations relatives aux employés.

4. Clarté de la communication

Il est essentiel de concevoir un plan de communication au sein de l’entreprise, qui permettra de s’assurer que chaque employé est conscient de la manière dont il doit accéder à ses données personnelles. Il est également important d’avoir un plan de rechange en cas de changement. 

Une grande partie du règlement laisse entendre que les entreprises ont l’obligation de communiquer avec précision sur la durée de conservation des informations personnelles d’un employé.

5. Utiliser un programme RH unique pour assurer la conformité avec la loi sur la protection des données.

Étant donné que des données personnelles sont en jeu, le logiciel RH généralement utilisé doit se conformer efficacement à la loi sur la protection des données et des droits numériques. Il est important de noter que certains programmes ne sont pas entièrement conformes au règlement, ce qui entraîne une révision immédiate par la société qui développe le programme.

Si une vérification adéquate n’est pas effectuée, les données de l’employé peuvent être en danger, et le personnel des RH sera tenu responsable de ce qui se passe.

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Se conformer à la nouvelle loi sur la protection des données en Espagne est aujourd’hui essentiel pour toute entreprise. Pour cette raison, le département RH joue un rôle important dans le respect de la loi, en garantissant l’intégrité des données personnelles des employés.

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