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Comment émettre des factures à un client étranger depuis l’Espagne ?

émettre des factures

Vendre en dehors du pays est l’un des points de départ les plus courants de l’expansion d’une entreprise. Si vous voulez atteindre ce niveau, le processus d’internationalisation de votre entreprise est la voie à suivre. Pour le faire avec succès, vous devez prêter attention à certains aspects, comme le processus d’émission de factures aux clients étrangers. Heureusement, dans ce billet, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir, rejoignez-nous ! 

Comment identifier et enregistrer un client étranger ?

Une analyse encore plus détaillée est nécessaire pour planifier une opération à l’étranger par rapport à la planification des ventes et des services dans votre pays.

L’émission de factures n’est pas la même pour les entreprises appartenant à l’Union européenne que pour celles qui n’en font pas partie. Ces types d’opérations sont considérés comme des exportations. 

Lorsque vous émettez une facture, vous devez exprimer le montant de la TVA en euros et choisir n’importe quelle langue pour le transcrire, bien qu’une traduction dans l’une des langues officielles espagnoles soit recommandée.

Il est indispensable que l’une des deux parties impliquées dans la transaction soit inscrite au ROI (Registro de Operador Intracomunitario – Registre d’Opérateur Intracommunautaire) auprès de l’Administration Fiscale par le biais du formulaire 036 pour pouvoir émettre des factures à l’étranger depuis l’Espagne. En obtenant le numéro de TVA intracommunautaire, vous pourrez facturer les entreprises de l’Union européenne. 

Mais, concrètement, quelles sont les trois situations différentes qui peuvent se présenter lors de l’émission de factures à l’étranger depuis l’Espagne ? 

  1. Entreprises de l’UE
  2. Clients privés de l’UE
  3. Entreprises/individus en dehors de l’UE

Cela dit, voici les aspects essentiels pour rendre ce processus beaucoup plus efficace : 

émettre des factures

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Comment se déroule le processus d’émission des factures pour les clients étrangers ? 

En général, les éléments de base pour l’émission de factures comprennent : les informations sur l’émetteur et le destinataire, le numéro corrélatif et la date d’émission, le concept du produit ou du service, la base imposable, les taxes et le total. En outre, elle doit respecter certaines règles telles que la numérotation corrélative chaque année.

Maintenant, afin de facturer spécifiquement pour chacune des situations mentionnées ci-dessus, les 3 étapes suivantes doivent être suivies :

1. Émission de factures pour les clients étrangers dans l’Union européenne

Si les services ou les biens sont facturés à une entreprise ou un professionnel intracommunautaire enregistré dans le ROI, la facture sera exonérée de TVA. Les exceptions sont les services inclus dans l’article 70 de la loi sur la TVA : tels que le transport, la restauration et les services liés aux biens immobiliers en Espagne. 

Dans ces cas, les mêmes formulaires d’impôt devront être remplis, mais la taxe inverse sera appliquée.

2. Émettre des factures pour les clients privés dans l’UE

En général, lors de l’émission de factures pour des services à un client privé dans l’Union européenne, la TVA sera prélevée dans le pays où le fournisseur est situé, qui dans ce cas est l’Espagne, et sera traitée comme toute transaction nationale.

Ces transactions doivent être déclarées sur les formulaires 303 et 349. Pour la facturation de marchandises à un client privé dans l’Union européenne, le même principe s’applique et sera repris dans les mêmes formulaires fiscaux.

En outre, il existe un régime spécial qui s’applique aux ventes à distance (par exemple, les ventes en ligne) à des clients privés au sein de l’Union européenne. Si le montant total de ces ventes ne dépasse pas 35 000 €, la TVA du pays d’origine de la vente, qui dans ce cas est l’Espagne, sera appliquée.

Si les ventes dépassent ce seuil, c’est la TVA du pays de destination de la vente (c’est-à-dire le pays où se trouve le client) qui s’applique.

3. Émission de factures pour les clients hors Union européenne

Pour facturer les exportations, dans le cas d’une vente à une société, vous devez facturer en exonération de TVA, et il n’est pas nécessaire d’être enregistré dans le ROI ou de l’inclure dans le formulaire 349, bien qu’il doive être inclus dans la case 60 « informations supplémentaires » du formulaire 303.

Il vous suffit d’obtenir le document administratif unique (DUA) en tant qu’exportateur et d’ajouter la mention « article 21.1 de la loi 37/1992 » sur les factures. S’ils sont vendus aux îles Canaries, ils seront taxés de la même manière qu’une exportation.

Si une exportation de services est facturée à un client privé, la TVA du pays d’origine sera appliquée.

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Quelle est la conformité fiscale lors de l’émission de factures à un client étranger ?

Il faut s’assurer que la facture est conforme à la réglementation fiscale internationale, éviter le risque de devoir payer deux fois l’impôt et traiter correctement la déclaration fiscale. Les retenues à la source correspondantes sont des éléments clés à prendre en compte. Examinons les différents types d’imposition qui doivent être respectés lors de l’émission de factures internationales.

Impôts indirects

Dans le commerce international, il y a trois taxes indirectes importantes à prendre en compte :

  • La TVA : dans l’Union européenne, elle est harmonisée, mais dans d’autres pays, il existe des taxes qui fonctionnent différemment.
  • Les droits d’accises : ils ne sont prélevés que sur certains types de marchandises, comme les hydrocarbures, les boissons alcoolisées, le tabac, entre autres.
  • Tarifs : malgré la tendance générale à leur réduction, ils sont encore payés dans certains cas.

Impôts directs

En général, lors de l’émission de factures, le pays de résidence paie des impôts sur les revenus générés par les ventes ou les services internationaux.

Toutefois, il est possible que dans le pays de destination, un impôt similaire à l’impôt sur le revenu des non-résidents espagnols soit dû, auquel cas il convient de consulter les dispositions de l’accord visant à éviter la double imposition entre les deux pays.

Encaisser la vente

Les paiements internationaux peuvent être compliqués, surtout dans le cas de transactions de grande valeur avec des clients non réguliers. Par conséquent, on peut envisager d’incorporer des intermédiaires lors de l’émission de factures, ainsi que de fixer les conditions de paiement et de livraison des marchandises ou des documents.

Opérations physiques

Il est important de définir qui effectue chaque transaction (acheteur, vendeur ou tiers), qui couvre les coûts et qui couvre les risques.

Dans ces cas, les incoterms sont souvent utilisés. Ces statuts établissent les conditions des opérations telles que l’enlèvement en usine, les formalités douanières, le transport terrestre et maritime, le chargement, l’arrimage, le déchargement, la livraison à destination, entre autres aspects.

Évaluation des risques

Les ventes entre différents pays présentent des risques différents de ceux des ventes nationales, il est donc important de les évaluer avant d’entreprendre toute transaction ou d’émettre des factures. Parmi les risques à prendre en compte, citons le change, le non-paiement, certains liés au transport, les risques liés aux décisions souveraines des États ou à l’environnement.

Facteurs numériques

Dans le commerce international, les communications sont souvent essentiellement numériques. Il convient donc de prêter attention aux réglementations nationales sur des questions telles que les certificats, les signatures, les clés, l’authentification et l’identification, la protection des données, les droits numériques et la sensibilisation des clients.

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Si vous devez émettre des factures internationales rapidement et avec précision, n’hésitez pas à demander l’avis d’un expert.

Disposer d’une équipe de professionnels pour vous guider dans le respect de toutes les réglementations légales peut être la clé du succès lors de l’émission de factures et dans toutes vos opérations internationales. Ne mettez pas votre entreprise en danger et demandez conseil dès aujourd’hui !

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